5 Cara Melakukan Pertemuan Bisnis

Pertemuan bisnis adalah pokok dari setiap bisnis. Apakah sebuah perusahaan memiliki dua atau ribuan karyawan, mereka harus menghadiri pertemuan secara teratur untuk membahas rencana bisnis, proyek lebih lanjut, dan banyak lagi. Itu tidak berarti bahwa pertemuan adalah satu-satunya cara untuk berkomunikasi; ada juga memo, email, dan software chatting online.

Terlepas dari ini, berkat teknologi, kita sekarang dapat saling melihat saat kita berbicara satu sama lain meskipun kita berada di dunia yang berbeda. Tetapi jika ada sesuatu yang perlu dikomunikasikan kepada semua orang di kantor, maka rapat adalah cara komunikasi terbaik.

Ada banyak masalah dan situasi yang membutuhkan sesuatu yang lebih kuat dari sekadar memo. Ini dapat mencakup situasi mengerikan yang dihadapi bisnis, peluncuran produk baru, brainstorming ide untuk produk baru, mendiskusikan taktik pemasaran, dan banyak lagi. Baca artikel kami tentang Anjuran dan Larangan Rapat Bisnis

Rapat yang efektif adalah landasan bisnis yang dijalankan dengan cara yang hebat dan efektif. Kamu perlu mencari tahu apakah rapat Kamu efektif dan lebih penting dari itu, produktif. Ada banyak hal yang dapat Kamu lakukan seperti bertanya pada diri sendiri seperti berapa lama seharusnya pertemuan itu, seberapa sering itu harus terjadi, apakah Kamu memerlukan proyektor dan slide untuk memimpin pertemuan, dan pertanyaan lain seperti ini.

Pertemuan Baik dan Pertemuan Buruk

Rapat bisa menjadi sangat menarik dan interaktif, atau bisa menjadi acara yang paling membosankan dalam hidup kita. Kita semua telah mengetahui kedua jenis pertemuan kita ini. Ada beberapa pertemuan di mana kami hanya ingin meringkuk dan tidur, dan kemudian ada pertemuan di mana kami mencatat begitu cepat sehingga kami takut kami akan memecahkan buku catatan.

Jadi, apa itu rapat yang baik dan rapat yang buruk?

Nah, ketika rapat dilakukan dengan cara yang baik, dan karyawan diurus:

  • Mereka memberdayakan.
  • Sangat efektif dalam menyampaikan pesan.
  • Mereka membantu mengembangkan kreativitas, kepemimpinan, dan keterampilan lainnya.
  • Mereka meningkatkan moral karyawan.

Di sisi lain, ketika rapat tidak dilakukan secara profesional, rapat akan terhambat dan menghasilkan efek negatif yang bergema di seluruh perusahaan. Inilah yang terjadi dalam rapat yang buruk:

  • Orang kehilangan fokus.
  • Peserta atau bahkan penyelenggara rapat tidak siap.
  • Terlalu banyak pertemuan.
  • Pemborosan waktu.
  • moral perusahaan yang lebih rendah.

Melakukan rapat yang serampangan dan tidak dipersiapkan dengan baik memiliki banyak dampak negatif bagi perusahaan. Itulah mengapa Kamu perlu memastikan bahwa rapat Kamu tidak dipersiapkan dengan baik dan tidak efektif. Ada banyak cara yang bisa Kamu lakukan untuk mewujudkannya.

Jika rapat yang positif dan efektif merupakan tantangan bagi perusahaan Kamu, maka Kamu dapat melakukan hal-hal berikut untuk mengubah suasana tersebut dan mengubah rapat Kamu menjadi rapat yang paling produktif dan kreatif. Inilah yang dapat Kamu lakukan:

Cara Membuat Rapat Kamu Lebih Baik

Ada banyak cara untuk mengubah rapat Kamu menjadi sesuatu yang dinikmati karyawan dan mereka benar-benar menantikannya. Sayangnya, kita semua telah menderita melalui pertemuan yang membosankan dan membosankan yang menghabiskan banyak waktu kita dan membuat kita merasa mati di dalam hati. Jika Kamu pernah menghadiri pertemuan seperti itu, Kamu tahu betapa mematikan seluruh prosesnya.

Tapi jangan khawatir. Membalikkan pertemuan tidak serumit atau sesulit yang Kamu kira. Ini akan memastikan bahwa karyawan Kamu termotivasi dan bersemangat dan bahwa mereka tidak menderita selama rapat.

1. Bersiaplah

Sebagian besar dari kita sangat pandai berbicara. Itulah sebabnya kami berpikir bahwa ketika kami melangkah ke dalam pertemuan, kami akan membicarakannya dan semuanya akan beres. Itu adalah cara berpikir yang salah. Rapat sama seperti tugas lain yang kita dapatkan sepanjang hari. Karena itu, Kamu harus memastikan bahwa Kamu mempersiapkannya.

Jika Kamu telah merencanakan pertemuan, Kamu akan lebih siap, dan hasilnya akan luar biasa. Tuliskan poin-poin yang harus Kamu diskusikan dengan karyawan lain, juga pastikan Kamu menjaga waktu dan melakukan pertemuan secara profesional. Pikirkan tentang pertanyaan yang mungkin diajukan orang dan coba persiapkan terlebih dahulu. Membuat slide di PowerPoint atau perangkat lunak lainnya sehingga Kamu dapat membuat rapat menjadi interaktif.

2. Punya agenda

Pastikan Kamu telah menuliskan topik atau daftar topik yang perlu Kamu bahas dalam rapat serta waktu yang ingin Kamu berikan untuk setiap topik. Dengan cara ini, Kamu dapat memastikan bahwa apa pun kebutuhan rapat, terpenuhi dan tidak ada yang tertinggal. Ini juga memberi tahu peserta bahwa Kamu tahu apa yang Kamu lakukan dan meningkatkan kepercayaan diri mereka, tidak hanya pada Kamu tetapi juga rapat.

Berbagi agenda dengan semua orang lebih baik daripada memiliki agenda. Orang-orang lebih tertarik pada rapat ketika mereka tahu ke mana arah rapat itu. Jika mereka memiliki agenda yang lengkap di tangan mereka, mereka akan dapat mengikuti pertemuan dengan lebih baik. Jadi, pastikan Kamu mendistribusikan agenda dan dokumen lainnya di antara para peserta sebelum rapat dimulai. Setelah Kamu melakukan ini, Kamu akan melihat bahwa orang-orang lebih tertarik pada pertemuan Kamu.

3. Kelola Waktu

Salah satu hal buruk tentang rapat adalah ketika rapat tidak dimulai tepat waktu, dan orang-orang hanya duduk-duduk dan menunggu. Hal yang sama berlaku untuk pertemuan yang berlarut-larut tanpa tampaknya memiliki akhir. Pastikan Kamu mengatur waktu agar peserta menghadiri rapat alih-alih memeriksa ponsel atau jam tangan mereka sepanjang waktu.

4. Frekuensi Pertemuan

Terlalu banyak rapat menghancurkan perusahaan. Pastikan Kamu mengadakan rapat saat benar-benar diperlukan dan bukan sebelum itu. Sebelum mengadakan rapat, tanyakan pada diri Kamu apakah Kamu membutuhkannya atau apakah Kamu dapat menyelesaikan tugas dengan cara lain. Bisakah Kamu mengirim email ke staf dan menyampaikan poinnya? Kurangi (dan lebih baik) rapat.

5. Pertahankan fokus

Kehilangan waktu dan agenda sangat mudah di rapat. Rapat dapat dengan cepat berubah menjadi kekacauan, dan tujuan awal dapat hilang. Kamu harus tetap fokus dan membuat semua orang fokus juga. Jauhkan dari topik pribadi atau hal lain yang dapat mengalihkan fokus dari agenda rapat.

Kesimpulan

Berikut adalah beberapa cara untuk memastikan bahwa rapat Kamu adalah sesuatu yang menarik minat karyawan Kamu dan mereka tidak takut pada mereka.

Rate this post
Share Jika Bermanfaat Ya 🙂

Leave a Comment