Alat Penting Untuk Karyawan Jarak Jauh yang Sukses

Sejauh ini, semakin banyak orang memilih model kerja jarak jauh daripada pekerjaan kantor tradisional. Sekarang tidak perlu bangun beberapa jam lebih awal untuk mempersiapkan pikiran dan tubuh Kamu untuk hari yang produktif, makan, dan menghabiskan sebagian besar waktu Kamu dalam kemacetan lalu lintas. Sebaliknya, yang dibutuhkan orang hanyalah menyalakan komputer dan voila!

Namun, dengan penerapan kerja jarak jauh, hampir setiap perusahaan menghadapi pengaturan alur kerja yang efektif, tahan lama, dan produktif bagi karyawan yang bekerja dari rumah.

Artikel ini akan membahas jenis perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk alur kerja yang efektif dan memperkenalkan beberapa contoh alat yang bagus untuk karyawan jarak jauh.

Jenis Dasar Perangkat Lunak untuk Pekerjaan Jarak Jauh

Jadi, tujuan utama penerapan perangkat lunak khusus untuk pekerjaan jarak jauh adalah untuk menciptakan alur kerja yang nyaman dan efisien di mana para pekerja dapat bekerja dari jarak jauh tanpa kehilangan produktivitas. Dalam kebanyakan kasus, dengan perangkat lunak yang tepat digunakan, perusahaan tidak bisa hanya mencapai tetapi malah meningkatkan KPI karyawan.

Untuk alasan ini, pertama-tama penting untuk menganalisis proses dasar kantor dan alur kerja karyawan terlebih dahulu. Kemudian, perusahaan perlu menemukan solusi perangkat lunak yang efektif yang dapat dengan cepat membantu menciptakan lingkungan kerja yang serupa secara online.

Berikut adalah jenis perangkat lunak paling penting yang diperlukan untuk kerja jarak jauh:

1. Rapat dan Perencanaan Waktu

Salah satu bagian penting dari setiap alur kerja adalah penjadwalan. Dengan memiliki rencana terperinci untuk hari dan minggu, jauh lebih mudah untuk mengatur pertemuan, merencanakan tugas Kamu dan memenuhi semua tenggat waktu, terutama ketika pekerja perlu menjalankan beberapa proyek sekaligus.

Jika perusahaan Kamu mencari perangkat lunak yang tepat untuk membantu karyawan Kamu, Kalender Outlook bisa menjadi solusi yang tepat untuk diterapkan. Ini memiliki antarmuka yang intuitif dan informatif yang dapat membantu membuat jadwal harian, mingguan atau bulanan yang paling produktif dan mengatur pertemuan, mengatur waktu yang paling cocok untuk itu, dan memberi tahu setiap peserta tentang detailnya.

Selain itu, kalender Microsoft Outlook dapat mengubah status online peserta menjadi “sedang rapat”, sehingga memberi tahu rekan lain bahwa mereka tidak dapat hadir selama waktu rapat. Alat sederhana, mudah, dan efektif untuk penjadwalan!

2. Panggilan Video dan Konferensi

Kedua, penting untuk menemukan pengganti yang layak untuk komunikasi langsung yang biasa digunakan karyawan di kantor. Perusahaan membutuhkan perangkat lunak yang kuat, fungsional, sederhana untuk diterapkan dan digunakan yang akan membantu rekan kerja menjangkau satu sama lain untuk rapat dengan mudah, memecahkan masalah, diskusi proyek, dan bekerja dengan departemen lain.

Solusi kerja jarak jauh ideal yang memenuhi semua kebutuhan ini dengan sempurna adalah Tim Microsoft dan Konferensi Video Zoom. Masing-masing opsi ini menawarkan fitur unggulan yang dapat meningkatkan produktivitas rapat dan mencapai tingkat komunikasi yang sama dengan rapat langsung di kantor. Misalnya, Zoom mencakup yang berikut:

  • Membuat berbagai ruang konferensi untuk menyelenggarakan webinar
  • Luncurkan undangan khusus untuk membatasi akses ke konferensi video
  • Simpan rapat dan bagikan dengan karyawan lain melalui built-in perekam webcam fitur

Microsoft Teams adalah platform luar biasa lainnya untuk dipilih, karena dapat berfungsi sebagai alat obrolan dan platform rapat secara bersamaan. Selanjutnya, karyawan menyukai perangkat lunak ini karena:

  • Integrasi dengan kalender Outlook, yang membantu menciptakan sistem kerja yang kaya fitur untuk alur kerja yang lebih produktif dan efektif
  • Fitur panggilan dasar, perekaman layar, dan berbagi file
  • Memungkinkan tim untuk bekerja sama bahkan dengan sistem bekerja dari rumah
  • Memastikan keamanan dan kepatuhan penuh

3. Akses Jarak Jauh dan Dukungan Perangkat Lunak

Hal penting lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah memastikan semua karyawan akan mendapatkan dukungan teknis dan pemecahan masalah tepat waktu saat bekerja dari jarak jauh.

Terkadang, karyawan yang tidak memiliki pengetahuan pemrograman yang baik tidak dapat menyelesaikan masalah teknis seperti pembaruan perangkat lunak, pengaturan driver, atau kesalahan komputer lainnya. Dan, dengan model jarak jauh, masalah ini menjadi tantangan besar bagi perusahaan: mereka membutuhkan solusi yang efektif waktu dan kuat untuk membantu setiap pekerja departemen dari jarak jauh.

Dengan TeamViewermanajer dukungan teknis Kamu dapat dengan mudah mengakses komputer melalui aplikasi dan menyelesaikan masalah melalui opsi kendali jarak jauh.

Yang diperlukan untuk ini adalah dua komputer dengan aplikasi, nomor ID komputer yang meminta pemecahan masalah, dan kata sandi yang dibuat oleh perangkat lunak secara otomatis. Tidak perlu email, panggilan, atau tangkapan layar – semua akses akan diberikan dalam beberapa klik.

4. Kolaborasi dan Komunikasi

Namun, perusahaan sering menggunakan aplikasi Slack jika karyawan perlu mengklarifikasi detail proyek atau menghubungi anggota tim lain tanpa menghabiskan waktu untuk email.

Itu mungkin salah satu program chatting profesional paling populer yang banyak digunakan di Eropa dan Amerika. Dengan kata lain, sulit untuk menemukan orang yang tidak dapat mengenali suara notifikasi pesan ikonik dari program ini.

Selain berintegrasi dengan banyak aplikasi lain seperti Google Dokumen, Google Spreadsheet, Perbesar, dll., ia menawarkan antarmuka intuitif yang kaya fitur, yang mudah dipelajari bahkan jika karyawan belum pernah bekerja dengan jenis aplikasi ini sebelumnya. Berikut adalah beberapa aspek lain mengapa perusahaan menerapkannya untuk alur kerja jarak jauh mereka:

  • Siapkan pengingat
  • Kirim beberapa informasi penting ke saluran pribadi Kamu.
  • Buat beberapa saluran untuk tim yang berbeda dalam perusahaan Kamu
  • Bagikan dokumen dan file penting lainnya.
  • Integrasikan layanan lain untuk meningkatkan kinerja aplikasi dan meningkatkan alur kerja
  • Cari di dalam informasi yang dibagikan dalam obrolan

Semua anggota obrolan dapat melihat status akun saat ini (online atau offline), memahami zona waktu setiap anggota, dan menjangkau mereka saat mereka tersedia (yang sangat penting untuk proses orientasi).

5. Penyimpanan Cloud dan Manajemen Dokumen

Last but not least, alat penting untuk pekerjaan jarak jauh adalah penyimpanan cloud – sistem manajemen dokumen yang dapat memastikan akses 24/7 ke dokumen atau file penting lainnya yang dibutuhkan karyawan untuk pekerjaan mereka.

Selain itu, itu juga salah satu cara paling aman untuk menyimpan dokumentasi perusahaan apa pun, termasuk dokumen penelitian, laporan, informasi klien, dan detail proyek. Selain itu, perusahaan sering membuat folder terpisah untuk setiap departemen, yang nyaman dan aman.

google Drive dan kotak drop adalah dua penyimpanan cloud paling populer, yang memiliki berbagai fitur untuk bekerja dengan nyaman dan efektif dengan file apa pun yang disimpan, termasuk audio, video, format file seperti doc, pdf, xlsx, dll.

Karyawan dapat bekerja dengan sistem online seperti Google Spreadsheet atau Google Documents untuk menyalin atau mengedit konten. Dan, layanan ini juga menawarkan riwayat perubahan untuk setiap dokumen sehingga Kamu dapat memulihkan versi dokumen apa pun sesuai permintaan.

Kesimpulan

Singkatnya, tidak mungkin menyiapkan alur kerja jarak jauh yang efektif tanpa perangkat lunak yang kuat dan kaya fitur. Ini meningkatkan banyak proses untuk karyawan, termasuk berbagi file, meningkatkan komunikasi, dan memecahkan masalah dari rumah, untuk menciptakan pengalaman yang sama seperti di kantor.

Rate this post
Share Jika Bermanfaat Ya 🙂

Leave a Comment