Apakah Ini Pilihan yang Layak Untuk Bisnis Kamu?

Apa salah satu penyedia layanan email yang paling banyak digunakan di luar sana? Jawabannya jelas: Gmail. Telah ada selama lebih dari 15 tahun sekarang, mereka telah membangun reputasi sebagai klien email andal yang menawarkan beberapa fitur produktivitas.

Inilah sebabnya mengapa bisnis kecil biasa menggunakan Gmail sebagai perangkat lunak meja bantuan untuk dukungan pelanggan. Tetapi haruskah saya benar-benar menggunakan Gmail (atau klien email lainnya) sebagai sistem seperti meja bantuan? Itu tergantung pada berbagai faktor yang persis seperti yang akan kita bahas.

Jenis Bisnis apa yang dapat menggunakan Gmail sebagai Help Desk?

Jika bisnis Kamu hanya terdiri dari beberapa karyawan, Kamu dapat terus menggunakan Gmail sebagai meja bantuan. Ini karena basis pelanggan Kamu mungkin tidak begitu besar. Juga, sebagian besar UKM biasanya memiliki sedikit anggota dalam tim dukungan pelanggan mereka.

Dengan sedikit anggota di tim pendukung, kolaborasi tidak akan bergelombang. Selanjutnya, pemberian tiket serta pengawasan terhadap keluhan pelanggan akan lebih mudah.

Kapan Saatnya Pindah dari Gmail?

Sekalipun bisnis Kamu masih kecil dan basis pelanggan Kamu belum banyak berkembang, tetapi Kamu masih melihat kemajuan positif, inilah saatnya untuk bergerak. Ini adalah bom waktu karena semakin bisnis Kamu tumbuh, semakin banyak pelanggan baru ditambahkan, semakin sulit.

Mengandalkan Gmail sebagai meja bantuan dapat memperlambat proses kerja Kamu. Itu bahkan dapat membunuh dukungan pelanggan Kamu jika ditangani dengan buruk. Mendapatkan perangkat lunak meja bantuan yang tepat dapat membantu Kamu menghindari semua jebakan ini berkat berbagai fitur otomatis dan sistem analitik.

Sekarang setelah bisnis Kamu berkembang, Kamu mungkin bertanya-tanya perangkat lunak help desk apa yang harus dipindahkan. Sistem mana yang merupakan alternatif sempurna untuk Gmail? Nah, ada sejumlah besar perangkat lunak help desk yang tersedia, dan masing-masing unik dengan caranya sendiri.

Saya menyarankan agar Kamu mengawasi masalah yang dihadapi perusahaan Kamu (atau mungkin dihadapi) dan apakah meja bantuan dapat membantu Kamu menyelesaikannya. Kamu juga harus mempertimbangkan anggaran Kamu sehingga Kamu tidak berlebihan, karena penetapan harga sering membengkak semakin banyak orang yang Kamu tambahkan ke platform.

Mengapa Kamu Harus Menggunakan Perangkat Lunak Help Desk?

Tidak seperti Gmail, perangkat lunak meja bantuan dirancang untuk memfasilitasi komunikasi dan efisiensi. Sistem help desk tipikal hadir dengan fitur-fitur yang membantu Kamu menetapkan hal-hal berikut:

1. Titik Kontak:

Pelanggan harus mencapai perusahaan dengan satu atau lain cara. Mereka dapat melakukannya melalui berbagai cara seperti telepon, email, media sosial, atau obrolan. Beberapa perangkat lunak meja bantuan menawarkan sangat sedikit pilihan untuk dipilih.

Lainnya menawarkan berbagai pilihan melalui mana pelanggan dapat mencapai tim dukungan. Perangkat lunak meja bantuan yang baik biasanya memiliki banyak titik kontak.

2. Manajemen Tiket:

Perangkat lunak meja bantuan yang baik mengumpulkan, menyusun, dan mengatur pertanyaan pelanggan menjadi tiket. Lebih lanjut melacak kemajuan keluhan pelanggan mulai dari penerimaan hingga penyelesaian.

Itu juga harus memiliki kapasitas untuk mengubah email menjadi tiket dengan cepat. Perangkat lunak meja bantuan yang baik harus dapat melakukan perutean tiket.

3. Portal Swalayan:

Salah satu fitur penting dari perangkat lunak meja bantuan yang baik adalah mengumpulkan keluhan pelanggan. Ini kemudian mengumpulkan keluhan ini menjadi FAQ yang dapat dirujuk pengguna nanti. Dengan fitur ini, keluhan serupa dapat diarahkan ke bagian FAQ. Ini membantu agen gratis dan memberi mereka waktu untuk menangani masalah mendesak lainnya.

4. Otomatisasi:

Dengan fitur ini, dukungan pelanggan menjadi lebih efektif dan efisien. Meja bantuan yang baik harus dapat mengonversi email menjadi tiket secara otomatis. Itu juga harus dapat mengotomatisasi tugas-tugas rutin seperti pengisian formulir.

5. Dasbor:

Fitur dasbor membantu tim dukungan pelanggan Kamu dalam banyak hal. Dengan dasbor yang baik, agen dapat melihat keluhan penting saat mereka masuk. Dasbor juga memberi kesempatan kepada supervisor untuk memantau kinerja agen, serta jumlah keluhan yang diselesaikan per hari.

6. Analisis:

Dengan meja bantuan yang baik, bisnis memiliki akses ke demografi pasar yang penting. Ini membantu perusahaan memanfaatkan keluhan pelanggan untuk mengidentifikasi produk apa yang disukai pelanggan.

7. Fitur Kolaborasi:

Perangkat lunak help desk yang baik harus memiliki solusi bawaan yang memfasilitasi komunikasi di antara tim pendukung. Fitur obrolan khusus dan fungsi delegasi untuk manajer dapat membantu Kamu mencapai kolaborasi yang efektif.

Sebagai pemilik bisnis atau anggota tim dukungan pelanggan, Gmail dapat membantu. Namun, jika dibandingkan dengan perangkat lunak help desk lainnya, menjadi terlihat kurang fungsional.

Bagaimana Mengekspor Email dari Gmail?

Saat pindah ke perangkat lunak help desk yang berbeda, Kamu tidak ingin meninggalkan informasi email pelanggan Kamu karena itu adalah data yang berharga. Mengekspor email dari Gmail adalah proses yang sederhana, tetapi bisa memakan waktu lama. Ikuti langkah-langkah sederhana ini untuk mengekspor email Gmail:

  1. Pertama, masuk ke akun Gmail Kamu.
  2. Buka menu “unduh halaman data Kamu”.
  3. Secara default, semua platform dipilih oleh Gmail. Jika Kamu ingin memulai lagi, cukup klik “select none.”
  4. Turun, temukan kotak email yang Kamu butuhkan, dan tandai. Kamu juga dapat menentukan apakah Kamu perlu menyertakan semua email dan label Kamu atau tidak. Jika Kamu memilih label, Kamu dapat memilih email dari obrolan, konsep, kotak masuk, dll.
  5. Kamu dapat mengunduh arsip atau menyimpannya ke cloud.
  6. Pilih format file pilihan Kamu. Baik .zip atau .tgz. Juga, pilih ukuran arsip pilihan Kamu (antara 1GB hingga 50GB)
  7. Gmail akan mengirimkan tautan yang dapat Kamu gunakan untuk mengunduh data ke perangkat Kamu.

Ketika unduhan selesai, Kamu akan memiliki salinan email Kamu dari Gmail, yang kemudian dapat Kamu pindahkan ke solusi meja bantuan.

Tidak Punya Waktu untuk Menangani Migrasi? Pertimbangkan Ekspor Gmail Otomatis

Baik Kamu menginginkan impor Zendesk kecil atau migrasi Freshdesk skala penuh, Kamu memerlukan banyak persiapan. Namun, jika waktu sangat penting, dan mengganggu waktu tim Kamu untuk migrasi bukanlah pilihan, Kamu dapat beralih ke layanan otomatis, Help Desk Migration, misalnya.

Layanan migrasi ini tidak hanya akan mempercepat pengiriman data Kamu tetapi juga mengamankan keakuratan migrasi itu sendiri. Jika menyederhanakan proses migrasi adalah salah satu tujuan Kamu, berikan uji coba ke Gmail untuk membantu migrasi meja.

Rate this post
Share Jika Bermanfaat Ya 🙂

Leave a Comment