Cara Membuat Rapat Zoom Lebih Sukses

Zoom telah merevolusi cara bisnis dan individu dapat bertemu, mengobrol, dan bekerja bersama. Meskipun konferensi video bukanlah hal baru, Zoom telah menyediakan platform yang dengan mudah menjadi salah satu pilihan teratas bagi orang-orang yang ingin mengambil bagian dalam percakapan grup — dan terutama terkait pertemuan bisnis.

Jika Kamu baru mengenal Zoom, atau bahkan prospek rapat video jarak jauh, perangkat lunak ini mungkin tampak menakutkan. Rapat bisnis harus selalu produktif dan efektif, dan menggunakan Zoom tidak akan menghalanginya selama Kamu mengetahui tips dan trik terbaik untuk rapat virtual yang sukses.

1. Pilih Pemimpin atau Tuan Rumah

Rapat selalu membutuhkan seorang pemimpin untuk mengambil alih dan mengatur jadwal, dan ini bahkan lebih penting untuk rapat virtual, karena bekerja dari jarak jauh dengan banyak orang di tempat yang berbeda dapat dengan mudah menyebabkan gangguan atau disorganisasi.

Memiliki pemimpin terpilih untuk memimpin rapat dapat membantu semua orang untuk tetap berada di jalur dan mengatur percakapan. Tuan rumah mungkin juga ingin bertanggung jawab mengatur tanggal dan waktu rapat, serta menjadi orang yang mengontrol dasbor dan menambahkan peserta.

2. Jangan Lupa Captioning

Rapat satu lawan satu dapat membantu peserta untuk fokus dengan cara yang jauh lebih baik dan melakukan percakapan yang lebih mendetail — tetapi bagaimana dengan rapat Zoom yang mungkin membuat Kamu menjadi tuan rumah bagi sekelompok besar peserta? Jika Kamu sedang mengerjakan banyak informasi penting dengan banyak peserta, maka teks dapat menjadi suatu keharusan untuk memastikan tidak ada informasi yang terlewatkan.

Perangkat lunak teks tertutup dapat membantu pertemuan menjadi lebih produktif dan dikomunikasikan dengan cara yang lebih baik.

Baca juga: Cara Menggunakan Zoom Seperti Seorang Profesional

3. Pilih Waktu yang Tepat

Kebanyakan orang mungkin tidak bereaksi dengan baik untuk mengadakan rapat video yang panjang di akhir hari kerja yang sibuk, jadi akan lebih produktif untuk mencoba hal pertama di pagi hari atau waktu lebih awal di hari itu, yang cocok untuk semua orang.

Memilih waktu yang tepat juga berlaku untuk perbedaan waktu. Jika Kamu mengadakan pertemuan bisnis dengan kontak di luar negeri, maka itu etika yang baik untuk mengambil perbedaan waktu untuk menemukan waktu yang nyaman bekerja untuk semua orang.

4. Amankan Rapat Kamu

Sukses juga berarti keamanan, terutama jika Kamu memiliki banyak orang yang bergabung dan risiko tautan terbuka. Pastikan untuk mematikan opsi Gabung Sebelum Tuan Rumah, dan atur kata sandi bagi peserta untuk masuk ke rapat.

5. Kontrol Audio

Ada banyak hal yang bisa menjadi sulit dalam hal audio rapat virtual, terutama jika Kamu memiliki jumlah peserta yang tinggi. Beberapa peserta mungkin terlibat dari lokasi umum yang sibuk dengan kebisingan latar belakang yang tinggi. Peserta lain mungkin memiliki kebiasaan menyela atau membicarakan peserta lain.

Tanpa kontrol audio, Kamu dapat mengambil risiko rapat menjadi tidak terkendali, yang lebih sulit dikendalikan jika tidak secara langsung. Tuan rumah rapat — atau orang terpilih — harus mengendalikan opsi bisu bagi peserta untuk menertibkan saat dibutuhkan dan menciptakan aliran yang lebih produktif.

Rate this post
Share Jika Bermanfaat Ya 🙂

Leave a Comment