Hindari Kesalahan Umum Saat Menerapkan Perangkat Lunak Manajemen Aset

Layanan manajemen aset perangkat lunak memungkinkan bisnis untuk mengurangi biaya dan mengoptimalkan proses internal. Tentu saja, Kamu dapat mengontrol prosesnya tanpa melibatkan spesialis.

Meskipun Manajemen Aset adalah salah satu cara terbaik untuk mencapai pertumbuhan perusahaan yang konstan dan meningkatkan tingkat profitabilitas dan produktivitas.

Proses memperoleh dan menerapkan manajemen aset itu rumit dan selalu penting untuk memiliki semua informasi yang diperlukan agar berhasil dan menambah nilai bagi perusahaan. Jika tidak diterapkan dengan benar, itu bisa menjadi lebih dari masalah daripada manfaat.

1. Perhitungan dan Perencanaan yang Akurat

Layanan manajemen aset TI membutuhkan perhitungan dan perencanaan yang akurat. Sangat penting untuk mempertimbangkan semua faktor pada tahap perencanaan.

SAM adalah suatu keharusan dalam dunia bisnis saat ini. Inventaris reguler membantu Kamu membentuk kebutuhan organisasi Kamu. Ini juga membantu dalam mengidentifikasi lisensi yang hilang, dan menyingkirkan aset yang tidak dibutuhkan.

Standarisasi tempat kerja dan proses bisnis memungkinkan Kamu untuk mengoptimalkan biaya. Ia bekerja dengan menggabungkan paket perangkat lunak untuk mengambil keuntungan dari perjanjian lisensi perusahaan. Kebijakan internal memungkinkan Kamu untuk mengontrol proses pembelian lisensi dan penggunaannya.

2. Kurangnya Proses Bisnis yang Didefinisikan dengan Jelas

Kurangnya proses bisnis yang terdefinisi dengan jelas pada tingkat eksekusi menciptakan sejumlah besar pekerjaan tidak bernilai tambah bagi suatu organisasi.

Berinvestasi dalam teknologi tanpa tujuan bisnis yang tepat dapat mengurangi keuntungan karena meningkatnya pekerjaan yang tidak bernilai tambah seperti waktu yang terbuang untuk meninjau data, duplikasi basis data, duplikasi sistem informasi, dan tugas ad hoc.

Untuk strategi manajemen aset yang efektif, persyaratan fungsional dan tujuan bisnis yang jelas sama pentingnya.

Baca juga: Membuat Perangkat Lunak Manajemen Aset Berfungsi Untuk Kamu Dan Perusahaan Kamu

3. Memilih antara Mode Cloud atau On-Premise

Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih antara instalasi lokal dan berbasis cloud. Mode On-Premise membutuhkan tim IT, untuk memelihara sistem dan perangkat keras. Bentuk implementasi ini cocok untuk mereka yang ingin sistem mereka berjalan di server mereka sendiri.

Dalam perangkat lunak berbasis Cloud, data Kamu dihosting di server pihak ketiga. Dalam hal ini pihak ketiga bertanggung jawab atas data Kamu. Di sisi lain, perangkat lunak berbasis Cloud membutuhkan koneksi internet yang stabil dan aman.

Implementasi cloud mendapatkan momentum di pasar saat ini, tetapi bukan tanpa tantangan. Hal ini diperlukan untuk menimbang keuntungan dan kerugian mempertimbangkan setiap situasi dengan cara tertentu.

4. Persyaratan Sistem yang Didefinisikan dengan Buruk

Sangat mudah bagi setiap perusahaan untuk mengotomatisasi proses yang ada dengan menerapkan perangkat lunak manajemen aset. Namun, proses ini harus dilakukan analisis lengkap saat mengumpulkan informasi tentang persyaratan sistem yang diharapkan.

Persyaratan yang didefinisikan dengan buruk dapat menyebabkan banyak masalah selama dan bahkan setelah implementasi. Dalam kasus ekstrim, bahkan bisa meningkat menjadi perkelahian hukum.

5. Kurangnya Pelatihan Staf

Jika anggota tim tidak diberikan sesi pelatihan, mereka cenderung menerapkan metodologi mereka sendiri saat menggunakan perangkat lunak, sehingga menghasilkan kumpulan data yang membingungkan dan kacau.

Sangat penting untuk merencanakan sesi pelatihan awal yang cukup yang membantu anggota tim dalam mendapatkan informasi yang diperlukan tentang cara menggunakan alat dengan benar. Pastikan juga bahwa perangkat lunak yang Kamu pilih memberikan bantuan terus-menerus dan memiliki dukungan teknis 24/7.

6. Komunikasi yang Tidak Efektif

Kurangnya komunikasi, terutama antar departemen perusahaan, dapat berdampak negatif pada penerapan sistem manajemen aset.

Diperlukan rencana komunikasi yang tepat untuk semua fase proyek. Sebuah tim kecil dengan pejabat dari semua departemen, yang membutuhkan perangkat lunak harus dibuat.

Apakah Manajemen Aset terlalu rumit?

Manajemen Aset menyediakan kontrol operasional dan pelaporan yang diperlukan untuk siklus pengembangan sistem TI berikutnya. Hal ini memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan aset TI mereka dengan lebih baik dan menghindari risiko hukuman hukum atas pelanggaran hak cipta.

Dengan menggunakan perangkat lunak Manajemen Aset, bisnis dapat membangun sistem kontrol atas aset. Ini akan membantu:

  • Melaksanakan standarisasi tempat kerja;
  • Mengembangkan kebijakan internal untuk pengadaan dan penyebaran lisensi;
  • Mengoptimalkan biaya pembelian produk perangkat lunak;
  • Meningkatkan produktivitas tenaga kerja dengan menggunakan teknologi IT;
  • Pengembalian investasi dalam informasi bisnis.

Jangan berpikir bahwa seluruh prosesnya terlalu rumit. Penting untuk mendekati pilihan sistem manajemen secara sadar. Setiap langkah perlu dikendalikan. Setelah mencapai hasil yang baik, Kamu dapat melanjutkan ke tahap berikutnya.

Kesimpulan:

Itu Layanan manajemen aset perangkat lunak penting bagi setiap organisasi. Pendekatan yang kompeten terhadap proses akan mengurangi biaya dan mempercepat proses bisnis.

Instalasi yang salah dari perangkat lunak yang sesuai dapat menyebabkan kesalahan kontrol. Selain itu, kurangnya pengalaman dapat menyebabkan pengaturan produk perangkat lunak yang salah. Dalam beberapa kasus, lebih baik tidak menyesuaikan perangkat lunak, tetapi membuatnya untuk permintaan khusus.

Rate this post
Share Jika Bermanfaat Ya 🙂

Leave a Comment